Manuel de l'utilisateur pour les Détaillants




Maintenant que vous avez accès à votre zone de travail il vous reste à paramétrer votre plateforme B2B.

Complétez chacune des étapes suivantes dans l’ordre indiqué.

 


 

 

Barre de navigation / Mon compte

1 - Informations compagnie :

 

1.1 - Information :

Vérifiez et modifiez si nécessaire  les informations de votre contact administratif.

 

1.2 - Configuration :

  • Logo : Insérez votre logo qui apparaîtra sur les feuilles de cueillette et bordereaux de livraisons personnalisés. Taille maximale 500x500pixel. Format JPG.
  • Langue : Ce sera la langue de votre interface au complet.
  • Fuseau horaire : Important car le système se basera sur cela pour calculer le temps restant pour répondre à vos requêtes et confirmer les expéditions.
  • Délai d’expédition : Déterminez le nombre d’heures que vous allouez à vos fournisseurs pour effectuer l’expédition d’une commande. Passé ce délai, vous et votre fournisseur recevrez une alerte de rappel.
  • Mode par défaut pour les requêtes : Vous pouvez, pour chaque transaction, changer le mode de traitement.

En mode manuel vous recevrez les confirmations de disponibilité de vos fournisseurs mais devrez traiter vous-même l’information et décider à quel fournisseur vous affecterez chaque article.

En mode automatique le système reçoit les confirmations et affecte chaque article aux meilleurs fournisseurs. Si une commande est incomplète vous recevrez une alerte et devrez décider comment traiter votre commande. Si une commande est complète elle sera envoyée au fournisseur et vous recevrez la confirmation d’expédition. Le mode automatique est recommandé car il nécessite très peu d’intervention de votre part. Si vous utilisez l’API alors vous recevrez une commande de votre client et une confirmation d’expédition sans être intervenu dans le processus puisque B2B se sera occupé de tout.

  • Prochain renouvellement : Vous pourrez voir les variations de tarification qui entreront en vigueur le 1er jour du mois à venir. Ces variations peuvent être consécutives à un changement de forfait de votre part ou bien une modification de nos tarifs.

 

1.3 - Utilisateurs :

Si votre forfait vous le permet vous pouvez créer un nombre illimité d’utilisateurs.

Vous pouvez déterminer, pour chaque utilisateur, quels seront ses privilèges et zones auxquelles il aura accès.

Le gestionnaire de compte sera le seul à recevoir les factures et confirmations de paiement. Il est le seul à pouvoir créer ou supprimer un compte utilisateur. Il en défini également les privilèges.

 

1.4 - Informations sur vos activités :

Nous vous demandons de nous décrire le plus précisément possible vos activités ainsi que les produits que vous vendez. Vos informations nous permettront de vous fournir un service personnalisé.

 

2 - Mon profil utilisateur :

Vous pouvez, dans cette section, mettre à jour vos informations d’utilisateur.

 

3 - Reconfigurer le tableau par défaut :

Tous vos tableaux seront effacés et remplacés. Le panneau de contrôle reviendra à sa configuration d’origine.

 

4 - Liste des utilisateurs :

Créez, si votre forfait le permet, de nouveaux utilisateurs. Déterminez leurs privilèges et zones accessibles.

 

5 - Facturation B2B :

Voyez les factures qui vous concernent et pour lesquelles votre carte de crédit sera débitée.

 

6 - Cartes de crédit :

Gérez vos cartes de crédit. Il est très important de vous assurer que vous avez une carte valide au dossier. Un paiement refusé pourrait entrainer une suspension de vos services.

 

7 - Mes lignes de produit :

Ceci est une étape primordiale car elle va déterminer comment le système va gérer vos commandes à votre place.

Une ligne de produit correspond à un type de produit et/ou à une marque de commerce  spécifique. La classification doit être la plus précise possible. La ligne de produit va être liée à un/des fournisseur(s) donc elle doit correspondre à votre réalité.

Le plus souvent les lignes de produits correspondront à celles que vous avez sur votre propre site facilitant ainsi la mise en relation.

 

Exemples de lignes de produits :

  • Produits naturels / produits ménagers / Marque X
  • Vêtements / Homme / Sous vêtements / Marque Y
  • Accessoires / Femme / Chaussures / Bottes / Marque Z

 

Si vos partenaires sont créés vous pouvez lier chaque ligne de produit au(x) partenaire(s) correspondant(s).

 

8 - Mes partenaires :

Il faut créer la liste de vos partenaires et les lier aux lignes de produits qu’ils proposent. Cliquez sur « Nouveau partenaire », remplissez tous les champs et nous leur enverrons une invitation personnelle à se connecter avec vous. Vous pouvez ajouter un message personnel à l’invitation. Dès que votre fournisseur sera inscrit vous recevrez une confirmation de connexion et pourrez immédiatement commencer à travailler avec lui.

Paramétrez le temps que vous allouez à ce partenaire pour répondre à vos requêtes. Ce temps est modifiable lors de la création d’une requête.

Cochez la case « Frais d’expédition requis » si vous voulez obliger votre partenaire à inclure les frais de shipping et manutention dans sa réponse.

Cochez la case « Modification de commande autorisée » si vous acceptez que votre partenaire puisse le faire.

Ajoutez des notes si nécessaire. Ces dernières apparaitront sur toutes vos communications avec lui (requêtes, commandes, expéditions).

 

 


 

Vous êtes maintenant prêt à faire travailler B2B pour vous !

 


 

 

Barre de navigation / Panneau de contrôle

Le panneau de contrôle par défaut qui est proposé représente les tableaux les plus fréquemment utilisés. Vous pouvez le personnaliser dans la section « Barre de navigation / Recherche de transaction ».

Le panneau de contrôle est votre zone de travail.

Toutes les transactions (requêtes et commandes) de tous vos partenaires y sont présentes.

Les tableaux définis comme « alerte » ont un bandeau de couleur différente.

 

Chaque tableau à un compteur en bas à droite montrant le nombre de transactions totales. Si le tableau est en mode « alerte » il y aura un compteur à la gauche de ce dernier affichant le nombre d’alertes non lues. Vous pouvez remettre ce compteur à zéro avec l’icône (outil) en haut à droite du tableau.

Vous pouvez éditer tous les tableaux en cliquant sur l’outil. Voir section « recherche de transactions » pour les détails.

Vous pouvez également supprimer la plupart des tableaux à partir de l’outil.

 

Définitions :

Requête : Avant d’envoyer une commande à vos fournisseurs vous leur envoyez une requête par laquelle ils doivent vous confirmer dans un temps prédéfini s’ils ont votre produit en stock.

Commande : Une fois la requête répondue vous allez la convertir en commande et les fournisseurs concernés recevront l’ordre de livrer la marchandise

 

Les tableaux présents sur votre tableau de bord par défaut sont :

  • Requêtes – Brouillon : Non envoyées aux fournisseurs pour l’instant. Modifiables.
  • Requêtes – En attente de réponse (+1h) : Le temps restant à vos fournisseurs pour vous répondre est supérieur à 1 heure.
  • Requêtes – En attente de réponse (-1h) : Le temps restant à vos fournisseurs pour vous répondre est inférieur à 1 heure.
  • Requêtes – Intervention requise ! : Quelque chose nécessite votre intervention car aucun fournisseur ne peut répondre à vos spécifications : Délai de réponse dépassé, produit manquant, prix supérieur à celui que vous avez affiché.
  • Requêtes – Partiellement commandées : Après confirmation de la commande vous avez décidé de conserver cette requête pour utilisation ultérieure peut importe qu’il y ait des quantités restantes à livrer ou non. La requête restera accessible, modifiable et duplicable tant que vous ne l’aurez pas fermée manuellement.
  • Commandes – Confirmation d’expédition en attente : Vous fournisseur n’a pas encore complété la procédure d’expédition de la commande que vous lui avez assignée. Cela sera fait lorsqu’il aura saisi les informations pertinentes à l’expédition (numéro de suivi, service de transport utilisé).
  • Commandes – Délai d’expédition dépassé : Le temps imparti à votre fournisseur pour effectuer l’expédition est dépassé.
  • Commandes – Expédiées 14 derniers jours : Toutes les commandes expédiées dans les 2 dernières semaines.

 

Lorsque vous voulez ouvrir une transaction il faut cliquer sur son numéro et pas sur le nom de votre partenaire.

 

En cliquant sur « Panneau de contrôle / Toutes les alertes sont vues » vous remettrez à zéro le compteur, situé à côté du bouton « Panneau de contrôle » qui montre le total d’alertes. Seules les nouvelles alertes y apparaitront dorénavant.

 

 

Barre de navigation / Recherche de transactions

Cette section vous permet de chercher et trier n’importe quel type de transaction selon de multiples critères.

Sélectionnez « Recherche sur mesure » et spécifiez vos critères de recherche ou bien choisissez une fonction de recherche prédéfinie.

Cliquez sur « Ajouter au panneau de contrôle » et vous y insérerez ce nouveau tableau. Lorsque la fenêtre « Ajouter au panneau de contrôle » s’ouvrira sachez que :

  • « Ordre » défini la place dans votre panneau de contrôle.
  • « Colonnes » détermine la largeur de votre tableau (50% étant ½ largeur d’écran).
  • « Alerte » s’il est coché différenciera ce tableau des autres pour un repérage plus rapide des zones à surveiller.
  • « Alerte E-Mail » s’il est coché fera que vous recevrez un email vous avertissant d’un nouvel évènement à surveiller.
  • « Rangées » déterminera le nombre de lignes visibles de votre tableau dans votre panneau de contrôle.
  • Vous pouvez également choisir les informations apparaissant dans votre tableau et cochant les cases appropriées.

Personnalisez votre panneau de contrôle facilement selon vos désirs.

 

 


 

Créer des requêtes et gérer les commandes

 


 

 

Barre de navigation / Nouvelle requête

 

Définitions :

  • Requête : Avant d’envoyer une commande à vos fournisseurs vous leur envoyez une requête par laquelle ils doivent vous confirmer dans un temps prédéfini s’ils ont votre produit en stock.
  • Commande : Une fois la requête répondue vous allez la convertir en commande et les fournisseurs concernés recevront l’ordre de livrer la marchandise
  • API : Interface vous permettant de connecter votre application à B2B Console. Cela vous permet d’envoyer vos commandes automatiquement sans aucune intervention de votre part. Vous recevrez les réponses fournisseur ainsi que confirmation d’expédition automatiquement.

 

Il existe 2 façons de créer une requête et donc de générer des commandes :

  • Automatiquement en utilisant l’API (si votre forfait vous le permet)
  • Manuellement

 

Créer une requête par API :

Voir documentation API

 

Créer une requête manuellement :

  • Adresse d’expédition : Entrez les coordonnées du destinataire. Nous vous conseillons de saisir son adresse email. Elle ne sera jamais transmise aux fournisseurs. Lorsque vous recevrez la confirmation d’expédition l’adresse email fera partie du message formaté et vous pourrez ainsi transmettre les informations d’expédition plus facilement à votre client.
  • Statut : Le statut de votre requête sera « brouillon » tant et aussi longtemps que vous n’aurez pas envoyé cette dernière.
  • Mode d’assignation : Manuel ou automatique. Le mode par défaut que vous avez paramétré dans vos informations de compagnie est sélectionné. Vous pouvez le changer. Le mode d’assignation va déterminer comment le système va traiter les réponses de vos fournisseurs.

Gestion manuelle des réponses : Dans tous les cas aucune assignation automatique de fournisseur ne sera effectuée par le système. Vos réponses fournisseurs arriveront directement dans votre zone alerte. Vous devrez donc traiter les résultats manuellement et décider qui livrera quoi.

Gestion automatique des réponses : Si votre marchandise est disponible le système convertira la requête en commande et assignera les fournisseurs selon vos préférences (coût, délai). Si au moins un produit n’est pas disponible la requête passe en mode manuel. Vous recevrez une alerte et devrez décider manuellement de la suite à donner à cette requête.

  • Commande détaillant # : Votre numéro de commande issu de votre système
  • Note au client : Vous pouvez inscrire un message pour votre client qui apparaitra sur le bordereau de livraison personnalisé, qu’imprimera votre fournisseur, et qui sera inséré dans le colis
  • Saisir les produits :

Entrer les informations du produit.

Prix Max : Si vous cochez cette case vous devrez entrer un prix pour le produit. Si le prix de votre fournisseur est supérieur à votre prix sa réponse ne sera pas prise en compte. Soit un autre fournisseur sera choisi soit la requête passera en mode manuel.

Sélectionner la ligne de produit : Les partenaires correspondants à cette ligne de produits apparaitront si vous les avez paramétrés dans votre section « partenaires ». Vous pouvez utiliser le menu déroulant et cliquer sur « ajouter » pour insérer un partenaire supplémentaire. Vous pouvez décider d’exclure un partenaire grâce au menu à sa gauche.

La date et l’heure apparaissant à droite du partenaire représentent le temps limite accordé pour vous envoyer une réponse. Vous pouvez modifier ce temps en cliquant dessus et décider d’appliquer ce changement à tous les partenaires. Vous pouvez à partir ce cette fenêtre changer l’option par défaut relative aux frais de livraison.

Cliquez sur « Ajouter un item » pour saisir un produit supplémentaire.

  • « Note aux fournisseurs » vous permet d’inscrire un message à l’attention de vos partenaires. Cette note sera visible sur la requête qu’ils recevront et imprimée sur la feuille de cueillette.
  • Sauvegarder la requête : Cliquez sur le bouton « Sauvegarder » en haut et votre requête sera placée sur votre panneau de contrôle dans votre tableau « Requêtes – Brouillon ». Vous pourrez la modifier, la dupliquer  ou l’envoyer plus tard.
  • Envoyer la requête : Cliquez sur « Envoyer » et la requête sera transmise immédiatement à tous les partenaires concernés.

Attention : Si vous quitter sans avoir sauvegardé ou envoyé, toutes les informations seront perdues.

 

 

Vos partenaires ont maintenant reçu votre requête et vont y répondre.

Toutes les réponses arriveront sur votre panneau de contrôle.

 

Traiter une requête se trouvant dans le tableau « Requêtes – Intervention requise ! »

  • Si une requête n’est pas répondue avant son expiration : Vous pouvez la rouvrir en cliquant sur le temps restant (qui affichera « expiré » dans ce cas-ci) et en le modifiant. Dès que la nouvelle limite de temps sera paramétrée la requête sera ré-ouverte et vos fournisseurs la trouveront à nouveau dans leurs tableaux des requêtes à répondre.
  • Si une requête est en mode manuel ou si un des produits n’est pas disponible :

Vous visualisez, pour chaque produit, les réponses de vos partenaires : Quantité immédiatement disponible, Prix unitaire, Quantité back order, Date de disponibilité des back order.

Vous avez toutes les informations nécessaires afin de décider comment traiter cette commande.

Confirmez les quantités que vous affectez à chaque partenaire. Si la quantité est zéro vous pouvez laisser la case vide. Vous pouvez inscrire une quantité supérieure à celle initialement saisie. Le champ quantité est totalement libre.

La zone de communication en bas vous permet de visualiser les réponses de chaque partenaire. Vous pouvez y insérer un nouveau commentaire qui sera propre à chacun.

 

Les boutons en haut vous permettent de commander diverses actions :

  • « Prévisualiser et envoyer » affichera le détail commandé par partenaire. La commande ne sera confirmée que lorsque vous aurez cliqué sur « Envoyer ». Si vous cliquez ensuite sur « Oui » le système considérera la requête comme fermée considérant que vous ne souhaitez plus l’utiliser. Si vous choisissez « Non » la requête sera placée dans le tableau « Requêtes – Partiellement commandées ». Vous pourrez réutiliser cette requête et en modifier tous les éléments. Cette fonction est beaucoup utilisée par ceux qui commandent souvent le même article.
  • « Sauvegarder » enregistrera vos modifications. La requête reste ouverte et n’est pas envoyée aux partenaires.
  • « Dupliquer » créera une copie de votre requête.

 

 

La commande est maintenant générée et a été envoyée aux partenaires.

  • Ils impriment votre bordereau de livraison personnalisé (qui inclura votre logo si vous l’avez ajouté dans vos informations de compagnie), qui est généré par le système, et l’insèrent dans le colis. Ainsi votre client saura de qui provient cette commande.
  • Votre partenaire inscrit les informations relatives à l’expédition (Courrier, numéro de suivi) et confirme l’expédition.
  • La commande apparait maintenant dans votre tableau « Commandes – Expédiées 14 derniers jours ».
  • Si vous n’utilisez pas l’API vous devrez copier les informations pertinentes que vous souhaitez acheminer à votre client.
  • Si vous utilisez l’API vous pourrez transmettre toutes les informations désirées automatiquement et ainsi gagner encore plus de temps.

 

 

N'hésitez pas à nous contacter pour toute question relative à l’utilisation de nos services.

ESSAI GRATUIT 30 JOURS!

Essayez B2B Console GRATUITEMENT*

Toutes les fonctionnalités seront incluses dans cette promotion

*Sauf annulation de votre part avant la fin de la période d’essai, les frais décrits à la section forfaits s’appliqueront à compter du 31ème jour


Recherche de partenaires !

Service GRATUIT de recherche de partenaires commerciaux.

Notre équipe d'experts vous aide à trouver de nouveaux détaillants ou fournisseurs.
En savoir plus !


Restez informé
en tout temps
en vous abonnant
à notre fil de nouvelles


Voulez vous aider la planète et ses habitants?

One drop oeuvre pour l′accès universel à l′eau dans le monde.